Automações no Bitrix24: 10 exemplos que tiram trabalho manual do time

Automação no Bitrix24 é uma regra que roda sozinha quando algo acontece: um negócio muda de etapa, um prazo vence, um campo é preenchido. Em vez de alguém lembrar de mandar o e-mail, criar a tarefa ou avisar o gestor, o sistema faz.

O Bitrix24 tem dois tipos principais:

• Regras de automação e gatilhos nas etapas do funil: "quando o negócio entrar nesta etapa, faça isso". É o que a maioria das empresas mais usa.
• Processos de negócio: fluxos com várias etapas e condições, como uma aprovação que passa por mais de uma pessoa.

Abaixo estão dez automações que a gente vê fazer diferença na rotina, em quase todo tipo de empresa.

Comercial

1. Distribuição automática de leads. Lead que chega pelo site, WhatsApp ou anúncio vai direto para um vendedor, em rodízio ou por regra (região, produto, tamanho do cliente). Acaba o "esse lead é de quem?".

2. Tarefa de retorno quando o lead entra. Assim que o negócio é criado, o vendedor recebe uma tarefa com prazo para o primeiro contato. Se não fizer, o gestor é avisado.

3. Follow-up de proposta. A proposta foi enviada e o cliente não respondeu em três dias? O sistema cria a tarefa de retorno ou manda uma mensagem pronta. Proposta esquecida é uma das maiores fontes de venda perdida.

4. Alerta de negócio parado. Negócio sem movimentação há muitos dias numa etapa gera aviso para o responsável. O funil para de acumular oportunidade morta.

5. Mudança de etapa pelo que aconteceu. Reunião marcada, proposta gerada, contrato assinado: o negócio avança sozinho de etapa conforme o evento, sem depender de alguém arrastar o cartão.

Atendimento e pós-venda

6. Boas-vindas ao cliente novo. Venda ganha dispara a mensagem de boas-vindas, cria o cartão de implantação ou entrega e avisa a equipe responsável.

7. Pesquisa de satisfação no momento certo. Depois da entrega ou a cada período, o cliente recebe a pesquisa automaticamente, e a resposta volta para o cartão dele.

8. Aviso de renovação. Contrato que vence em 60 dias gera tarefa para o responsável conversar com o cliente antes, e não depois que ele já decidiu sair.

Financeiro e operação

9. Cobrança gerada na venda. Quando o negócio é ganho, o sistema cria as cobranças com valores e vencimentos, sem ninguém digitar de novo o que já estava na venda.

10. Aprovação interna. Desconto acima de um limite, compra ou reembolso passa por aprovação do gestor dentro do Bitrix24, com histórico de quem aprovou e quando.

Como escolher por onde começar

Não tente ligar as dez de uma vez. O caminho que funciona:

1. Liste as tarefas repetitivas que o time faz toda semana.
2. Marque as que mais custam tempo ou que mais dão problema quando alguém esquece.
3. Automatize duas ou três, acompanhe por algumas semanas e ajuste.
4. Depois amplie. Automação em cima de processo confuso só deixa a confusão mais rápida, então o processo vem primeiro.

O que observar no plano

Nem toda automação existe em todos os planos do Bitrix24. Regras simples estão disponíveis nos planos menores; fluxos com várias condições e processos de aprovação costumam exigir planos maiores. Vale mapear as automações que você quer antes de escolher o plano.

Se você quer saber quais dessas automações fazem sentido para a sua operação, a gente faz esse mapeamento com você.